La lettre officielle

Le cours

1. Qu'est-ce qu'une lettre officielle ?

Une lettre officielle (ou lettre administrative) est un écrit formel échangé entre un citoyen et une administration, ou entre deux administrations. Elle peut avoir plusieurs objectifs : faire une demande (d'emploi, de document), passer une réclamation, poser une candidature, ou informer. Elle obéit à des codes stricts de présentation et de langage. En 4e, on apprend à maîtriser ce type d'écrit pour être capable de communiquer efficacement avec les institutions.

2. La présentation matérielle (la forme)

Une lettre officielle se reconnaît à sa disposition spatiale particulière. Voici ses éléments essentiels, dans l'ordre :

1. Les coordonnées de l'expéditeur : En haut à gauche, on indique son nom, prénom, adresse complète et éventuellement son numéro de téléphone ou email.
2. Le lieu et la date : En haut à droite, on indique le lieu où l'on écrit et la date (ex: Korhogo, le 25 mai 2024).
3. Les coordonnées du destinataire : Sous les coordonnées de l'expéditeur, à gauche, on écrit le nom et la fonction du destinataire, ainsi que son adresse (ex: Monsieur le Maire de la Commune de Boundiali).
4. L'objet de la lettre : C'est une phrase très courte qui résume le contenu de la lettre. Il est souvent souligné (ex: Objet : Demande d'extrait d'acte de naissance).
5. La formule d'appel : C'est la formule de politesse qui ouvre la lettre (ex: Monsieur le Maire,).
6. Le corps de la lettre : C'est le texte principal. Il est structuré en paragraphes.
7. La formule de politesse : C'est la phrase de courtoisie qui clôt la lettre (ex: Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de mes salutations respectueuses.).
8. La signature : On signe à la fin, sous la formule de politesse.
9. Les pièces jointes (éventuellement) : Si on joint des documents, on le mentionne (ex: PJ : Photocopie du carnet de notes).

3. Le contenu et le style (le fond)

A. Le registre de langue

Le registre de langue utilisé dans une lettre officielle est le registre soutenu. On évite absolument le langage familier. On utilise un vocabulaire précis, des formules de politesse élaborées et une syntaxe correcte.

B. Le corps de la lettre

Le développement de la lettre (le corps) doit être clair et bien organisé. Il suit généralement un plan en trois parties : 1. L'introduction : On se présente et on expose brièvement la raison de l'écrit (le motif). Exemple : "Élève en classe de 4e au Lycée Municipal de Korhogo, je me permets de vous écrire afin de solliciter un extrait d'acte de naissance." 2. Le développement : On explique sa situation plus en détail, on donne les informations nécessaires (lieu et date de naissance, noms des parents) et on formule clairement sa demande. On peut aussi expliquer pourquoi on a besoin de ce document. 3. La conclusion : On remercie le destinataire par avance et on reformule sa demande de manière polie, avant d'enchaîner sur la formule de politesse.

C. Les tournures officielles

Certaines expressions sont typiques de la correspondance officielle : * Pour commencer : "J'ai l'honneur de...", "Je me permets de...", "Par la présente, je sollicite..." * Pour demander poliment : "Je vous serais reconnaissant de bien vouloir...", "Je vous prie de bien vouloir..." * Pour conclure : "Dans l'attente d'une suite favorable...", "En vous remerciant par avance..."

4. Exemple de lettre officielle

KONAN Kouadio Élève en 4e B Lycée Municipal de Korhogo Tél : 07 08 09 10 11

Korhogo, le 25 mai 2024

À Monsieur le Maire de Boundiali Commune de Boundiali

Objet : Demande d'extrait d'acte de naissance

Monsieur le Maire,

Élève en classe de 4e au Lycée Municipal de Korhogo, je dois constituer mon dossier d'examen du BEPC blanc pour le mois de juin. Cependant, je constate avec regret qu'il me manque un extrait d'acte de naissance.

Né le 12 mars 2009 à Boundiali, de père KONAN Yao et de mère KOFFI Amenan, je n'ai malheureusement pas de famille sur place pour effectuer cette démarche à ma place.

C'est pourquoi, par la présente, je sollicite votre bienveillance afin d'obtenir la délivrance de ce document administratif. Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint une photocopie de mon carnet de notes ainsi qu'une enveloppe timbrée pour la réponse.

Dans l'attente d'une suite favorable à ma demande, je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de mes salutations respectueuses.

Pièces jointes : - Photocopie du carnet de notes - Enveloppe timbrée

KONAN Kouadio (Signature)